Objeto
El presente Reglamento tiene por objeto regular todas las relaciones jurídicas derivadas de la organización y desarrollo del Bachata Social Congress, estableciendo los derechos y obligaciones de la organización y de los asistentes.
Preámbulo
El presente Reglamento Oficial regula las condiciones de participación, inscripción, ingreso, permanencia, competencias, actividades académicas, actividades sociales y demás servicios ofrecidos durante el Bachata Social Congress (en adelante "BSC").
Este documento tiene como finalidad establecer reglas claras, transparentes y uniformes para todos los asistentes, competidores, artistas, jueces, patrocinadores, voluntarios, personal de apoyo, medios de comunicación y cualquier persona que participe directa o indirectamente en el evento.
El Bachata Social Congress es un evento privado organizado por ORIGINAL STEP S.A.S. (o la razón social que corresponda), por lo cual la organización conserva la facultad de establecer las condiciones de acceso, permanencia y participación dentro del marco de la legislación colombiana.
La compra de cualquier pase constituye la aceptación integral del presente Reglamento.
Capítulo I
Disposiciones Generales
Ámbito de aplicación
Este Reglamento será obligatorio para:
- Asistentes.
- Competidores.
- Artistas invitados.
- DJs.
- Jueces.
- Staff.
- Voluntarios.
- Patrocinadores.
- Expositores.
- Medios de comunicación.
- Invitados especiales.
- Cualquier persona que ingrese al evento.
Definiciones
Para efectos del presente Reglamento se entenderá por:
- Organización:
- Persona jurídica o natural responsable del Bachata Social Congress.
- Evento:
- Todas las actividades desarrolladas bajo el nombre Bachata Social Congress.
- Asistente:
- Persona que adquiere cualquier modalidad de pase.
- Competidor:
- Persona inscrita oficialmente en alguna competencia.
- Diamond Pass:
- Pase que permite acceder a los beneficios descritos por la organización.
- Night Pass:
- Pase que permite acceso únicamente a las actividades sociales autorizadas.
- Workshop:
- Clase, seminario, entrenamiento o masterclass.
- Competencia:
- Cualquier modalidad competitiva organizada oficialmente.
- Cesión:
- Cambio autorizado del titular de un pase.
- Titular:
- Persona registrada oficialmente en la base de datos del evento.
Aceptación
La compra de cualquier pase implica:
- La aceptación expresa del presente Reglamento.
- La aceptación de todas las políticas publicadas por la organización.
- La aceptación de futuras actualizaciones que no afecten derechos adquiridos.
- El compromiso de cumplir las instrucciones impartidas por la organización.
Buena fe
Todas las relaciones entre la organización y los asistentes se desarrollarán bajo el principio de buena fe.
Se presume que toda la información suministrada por los asistentes es verdadera.
La organización podrá solicitar documentos cuando sea necesario verificar la identidad del titular del pase.
Igualdad
Las políticas del Bachata Social Congress serán aplicadas de manera uniforme para todos los asistentes.
No existirán privilegios individuales por razones económicas, sociales, comerciales, personales o de amistad.
Las excepciones únicamente procederán cuando exista una obligación legal o una decisión expresa de la Dirección General del evento debidamente justificada.
Naturaleza de la inscripción
La compra de un pase constituye un contrato de prestación de servicios para el acceso al evento, bajo las condiciones establecidas por la organización.
La inscripción no representa una inversión financiera, un título negociable ni un derecho ilimitado para modificar las condiciones del evento.
Idioma oficial
El idioma oficial del Reglamento será el español.
En caso de traducciones al inglés u otros idiomas, prevalecerá la versión en español para efectos de interpretación jurídica.
Legislación aplicable
El presente Reglamento se regirá por la legislación de la República de Colombia, especialmente por:
- Constitución Política de Colombia.
- Código Civil Colombiano.
- Código de Comercio.
- Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en lo aplicable.
- Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales).
- Demás normas civiles, comerciales y administrativas vigentes.
Interpretación
La interpretación del presente Reglamento corresponderá a la Dirección General del Bachata Social Congress, respetando en todo momento la legislación colombiana y los derechos de los consumidores.
Cuando exista un vacío reglamentario, la organización adoptará la decisión que mejor garantice la seguridad del evento, la igualdad entre los asistentes y el normal desarrollo de las actividades.
Capítulo II
Inscripciones, Compra de Pases y Política de Precios
Inscripción al evento
La inscripción al Bachata Social Congress se perfecciona cuando la organización confirma el pago correspondiente y registra oficialmente al comprador en la base de datos del evento.
La organización podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del comprador.
Carácter personal del pase
Todos los pases expedidos por la organización son personales y nominativos.
El titular será la persona registrada oficialmente en la base de datos del evento.
Ninguna persona diferente podrá hacer uso del pase sin la autorización expresa de la organización.
Modalidades de pases
La organización podrá ofrecer diferentes modalidades de ingreso, incluyendo, entre otras:
- Diamond Pass.
- Gold Pass.
- Night Pass.
- Day Pass.
Cada modalidad tendrá beneficios específicos que serán publicados oficialmente.
La organización podrá modificar las modalidades en futuras ediciones sin que ello genere derechos adquiridos para eventos posteriores.
Etapas de venta
Con el fin de incentivar la compra anticipada y facilitar la planeación financiera del evento, la organización podrá establecer diferentes etapas o cortes de venta.
Entre ellas:
- Preventa.
- Early Bird.
- Primera Fecha.
- Segunda Fecha.
- Tercera Fecha.
- Última Fecha.
- Venta en puerta.
Cada etapa tendrá un valor independiente.
Beneficio por compra anticipada
Los asistentes que adquieran su pase durante las primeras etapas obtienen un beneficio económico como reconocimiento a la confianza depositada en la organización y al compromiso adquirido con suficiente antelación.
Dicho beneficio constituye un incentivo exclusivo para quienes realizan la compra anticipadamente y no podrá extenderse a terceros con posterioridad al cierre de la etapa correspondiente.
Cierre definitivo de cada etapa
Una vez finalizada una etapa de venta:
- El precio correspondiente dejará de estar disponible.
- No podrá volver a ofrecerse ese valor.
- Ningún nuevo comprador podrá acceder al precio vencido.
- Los beneficios asociados a esa etapa expirarán automáticamente.
Política de igualdad de precios
La organización garantizará que todas las personas que adquieran un pase durante una misma etapa paguen exactamente el mismo valor.
Esta política busca preservar la transparencia comercial y la igualdad entre todos los asistentes.
Incremento de precios
El incremento entre una etapa y otra hace parte de la estrategia comercial del evento y responde, entre otros factores, a:
- Incremento progresivo de costos.
- Confirmación de artistas.
- Aumento de servicios ofrecidos.
- Planeación financiera.
- Incentivo a la compra anticipada.
Los asistentes aceptan expresamente esta modalidad al momento de adquirir su pase.
Promociones
Las promociones tendrán vigencia únicamente durante el período anunciado.
Una vez finalizadas, no podrán ser reclamadas ni exigidas posteriormente.
Descuentos especiales
La organización podrá otorgar descuentos especiales a determinados grupos de personas.
Estos descuentos tendrán carácter excepcional y no constituirán precedente para futuras compras.
Errores de publicación
Cuando por error informático, humano o técnico se publique un precio evidentemente equivocado, la organización podrá dejar sin efectos la operación antes del inicio del evento, reintegrando al comprador el dinero efectivamente pagado, sin que ello genere indemnizaciones adicionales.
Pagos parciales
Cuando la organización autorice pagos por cuotas, el pase únicamente quedará confirmado una vez sea cancelado el valor total.
El incumplimiento de los plazos de pago podrá generar la cancelación de la reserva sin obligación de mantener el precio originalmente ofrecido.
Medios de pago
La organización podrá aceptar:
- Transferencias bancarias.
- Tarjetas débito.
- Tarjetas crédito.
- Plataformas electrónicas.
- Pasarelas de pago.
- Efectivo.
- Otros medios autorizados.
Los costos financieros derivados del medio de pago serán asumidos por quien corresponda según las condiciones informadas durante la compra.
Confirmación de compra
La organización podrá solicitar el comprobante de pago en cualquier momento para efectos de validación.
Hasta tanto no exista confirmación oficial, el cupo no se entenderá reservado.
Cupos limitados
Todos los pases estarán sujetos a disponibilidad.
La organización podrá declarar agotada cualquier categoría en cualquier momento.
No existirá obligación de ampliar cupos.
Derecho de modificar precios futuros
La organización podrá modificar libremente los precios de futuras etapas o futuras ediciones del evento.
Estas modificaciones no afectarán los derechos de quienes ya hubieren adquirido válidamente su pase.
Prohibición de especulación
Los pases del Bachata Social Congress no constituyen bienes destinados a la reventa con fines comerciales.
La organización podrá cancelar registros cuando evidencie actividades de reventa masiva, intermediación no autorizada o cualquier conducta que afecte la política oficial de precios.
Conservación del equilibrio comercial
La política de precios por etapas constituye un elemento esencial de la estructura económica del evento.
En consecuencia, ninguna cesión, cambio de titular o acuerdo privado podrá utilizarse para trasladar a un tercero el beneficio económico correspondiente a una etapa de venta ya finalizada, salvo autorización expresa y escrita de la organización.
Toda cesión autorizada deberá ajustarse al valor vigente al momento en que se solicite el cambio de titular, garantizando así la igualdad frente a los asistentes que adquieren sus pases en la etapa actual y preservando el equilibrio financiero del evento.
Capítulo III
Cesión de Pases y Cambio de Titular
Naturaleza personal del pase
El pase adquirido para el Bachata Social Congress constituye un derecho personal de acceso al evento a favor del titular registrado por la organización.
La organización reconocerá únicamente como titular a la persona que figure en su base oficial de datos.
Cesión del pase
La organización podrá autorizar la cesión del pase a un tercero, siempre que se cumplan todos los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
La cesión constituye una facultad discrecional de la organización y no un derecho automático del asistente.
Solicitud de cesión
Toda solicitud deberá realizarse por escrito mediante los canales oficiales del evento.
La solicitud deberá contener, como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Documento de identidad.
- Correo electrónico.
- Nombre del nuevo titular.
- Documento de identidad del nuevo titular.
- Correo electrónico del nuevo titular.
- Teléfono de contacto.
- Comprobante de pago, cuando sea requerido.
Plazo para solicitar la cesión
La cesión únicamente podrá solicitarse hasta la fecha que determine oficialmente la organización.
Una vez vencido dicho plazo no se realizarán cambios de titular.
Aprobación
La cesión únicamente producirá efectos cuando exista confirmación escrita por parte de la organización.
Hasta ese momento continuará siendo responsable el titular originalmente registrado.
Ajuste al valor vigente
Toda cesión autorizada deberá ajustarse al valor de la etapa de venta vigente al momento en que se solicite el cambio de titular.
Cuando el pase hubiere sido adquirido en una etapa anterior de menor valor, el nuevo titular deberá cancelar la diferencia correspondiente para igualar el precio vigente, en concordancia con la política de conservación del equilibrio comercial.
Costos administrativos de la cesión
La organización podrá establecer un costo administrativo por el trámite de cesión, el cual será informado previamente al solicitante.
El pago de dicho costo será requisito para que la cesión surta efectos y no será reembolsable una vez efectuado el cambio de titular.
Límite de cesiones
Salvo autorización expresa de la organización, cada pase únicamente podrá ser objeto de una cesión.
La organización podrá negar solicitudes sucesivas de cambio de titular cuando evidencie un uso indebido de la facultad de cesión.
Obligaciones del nuevo titular
El nuevo titular se subroga en los derechos y obligaciones derivados del pase y queda sujeto al presente Reglamento en su integridad.
El nuevo titular conservará la modalidad y las condiciones del pase originalmente adquirido, sin que la cesión genere beneficios adicionales no contemplados para dicha modalidad.
Prohibición de cesión con fines de reventa
La cesión no podrá utilizarse como mecanismo de reventa con fines comerciales ni de intermediación no autorizada.
La organización podrá rechazar la solicitud o cancelar el registro cuando evidencie que la cesión persigue un lucro derivado de la diferencia entre etapas de venta, conforme a la prohibición de especulación prevista en este Reglamento.
Efectos de la cesión
Una vez aprobada y confirmada por escrito la cesión, el titular original quedará liberado de las obligaciones asociadas al pase, las cuales se trasladarán íntegramente al nuevo titular.
La organización actualizará su base de datos y reconocerá como único titular válido a la persona registrada como resultado de la cesión.
Política de Reembolsos
Regla general
Todos los pagos efectuados por concepto de inscripción, entradas, competencias, workshops o cualquier otro servicio del evento tendrán carácter definitivo y, como regla general, no serán reembolsables.
Justificación
El asistente reconoce que desde el momento de la compra la organización adquiere compromisos económicos con terceros, incluyendo, entre otros:
- Alquiler del recinto.
- Artistas nacionales e internacionales.
- Hoteles.
- Transporte.
- Producción.
- Publicidad.
- Plataformas de pago.
- Personal logístico.
- Equipos técnicos.
- Premiación.
- Seguros.
- Material publicitario.
- Impresión de acreditaciones y demás gastos asociados.
En consecuencia, la imposibilidad personal de asistir al evento no traslada dichos costos a la organización.
Casos en los que NO procede reembolso
No habrá devolución total ni parcial del dinero cuando la inasistencia obedezca, entre otras, a las siguientes circunstancias:
- Enfermedad.
- Incapacidad médica.
- Hospitalización.
- Embarazo.
- Accidente.
- Fallecimiento de familiares.
- Compromisos laborales.
- Problemas económicos.
- Pérdida del empleo.
- Cambios de residencia.
- Cancelación o retraso de vuelos.
- Problemas migratorios.
- Negación de visa.
- Pérdida de documentos.
- Inconvenientes personales.
- Fuerza mayor que afecte exclusivamente al asistente.
- Cualquier circunstancia ajena al control de la organización.
Casos médicos
La organización manifiesta su solidaridad frente a cualquier situación médica que pueda afectar a un asistente.
No obstante, las enfermedades, incapacidades o emergencias de salud constituyen circunstancias personales que, por sí solas, no modifican las condiciones contractuales inicialmente aceptadas.
Como medida de flexibilidad, la organización podrá autorizar la cesión del pase conforme al procedimiento previsto en este Reglamento, sin que ello implique obligación de efectuar reembolsos.
Fuerza mayor
Cuando ocurra un hecho constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito que afecte exclusivamente al asistente, este asumirá las consecuencias derivadas de dicha circunstancia, sin que ello genere obligación de reembolso por parte de la organización.
Lo anterior se fundamenta en que dichos eventos son ajenos al control del organizador y no afectan el cumplimiento de las obligaciones asumidas por este respecto de la realización del evento.
Casos en que sí podrá proceder un reembolso
La organización evaluará la procedencia de un reembolso únicamente cuando:
- El evento sea cancelado definitivamente por decisión exclusiva de la organización.
- Exista una orden de autoridad competente que haga imposible la realización del evento y la normativa aplicable imponga la devolución correspondiente.
- Una disposición legal obligue expresamente a realizar el reembolso.
En los demás casos, no existirá obligación de devolución.
Facultades de la organización
La organización podrá, de manera voluntaria y excepcional, ofrecer alternativas como:
- Cambio de nombre.
- Crédito para futuras ediciones.
- Bonos.
- Reprogramaciones.
- Otras soluciones comerciales.
Estas alternativas constituyen actos de mera liberalidad y no crean precedente ni obligación para casos futuros.
Igualdad de trato
Todas las solicitudes serán evaluadas conforme a las mismas reglas.
La organización no concederá excepciones individuales que impliquen un trato desigual respecto de otros asistentes que se encuentren en circunstancias similares.
Aceptación expresa
Al adquirir cualquier pase, el asistente declara conocer y aceptar íntegramente la presente política de cesiones y reembolsos, renunciando a formular reclamaciones basadas exclusivamente en situaciones personales posteriores a la compra, salvo los derechos irrenunciables previstos en la legislación colombiana.
Capítulo IV
Disposiciones Finales
Tratamiento de datos personales
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la organización actúa como responsable del tratamiento de los datos personales suministrados por los asistentes.
Los datos serán utilizados para gestionar la inscripción, el ingreso, la seguridad, la comunicación del evento y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales.
El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como a revocar la autorización, mediante los canales oficiales del evento.
La adquisición de cualquier pase implica la aceptación de la política de tratamiento de datos personales publicada por la organización.
Autorización de uso de imagen
El asistente autoriza de manera libre, voluntaria, expresa y gratuita la captación, fijación, reproducción y divulgación de su imagen, voz y participación registradas durante el evento.
Dicho material podrá ser utilizado en fotografías, videos y piezas audiovisuales con fines de promoción, difusión y memoria institucional del Bachata Social Congress, sin límite territorial ni temporal y sin que ello genere contraprestación económica alguna.
Quien no desee que su imagen sea utilizada deberá manifestarlo por escrito a la organización a través de los canales oficiales.
Propiedad intelectual
Las marcas, logotipos, nombres comerciales, contenidos, material gráfico y audiovisual asociados al Bachata Social Congress son propiedad de la organización o de sus respectivos titulares.
Queda prohibida su reproducción, distribución, modificación o uso comercial sin autorización previa y escrita de la organización.
Modificaciones del reglamento
La organización podrá modificar, adicionar o aclarar el presente Reglamento cuando resulte necesario para el correcto desarrollo del evento o para dar cumplimiento a disposiciones legales.
Las modificaciones se publicarán a través de los canales oficiales y no afectarán los derechos adquiridos por quienes ya hubieren adquirido válidamente su pase.
Independencia de las cláusulas
Si alguna disposición del presente Reglamento llegare a ser declarada nula, ineficaz o inaplicable por autoridad competente, las demás disposiciones conservarán plena validez y producirán todos sus efectos.
Notificaciones y canales oficiales
Toda comunicación entre la organización y los asistentes se realizará a través de los canales oficiales del evento.
Será responsabilidad del asistente mantener actualizados sus datos de contacto y revisar las comunicaciones remitidas por dichos canales.
Solución de controversias
Las diferencias que surjan con ocasión de la interpretación o aplicación del presente Reglamento se resolverán de manera directa y de buena fe entre las partes.
En caso de no lograrse un acuerdo, las controversias se someterán a la jurisdicción ordinaria de la República de Colombia, conforme a la legislación vigente.
Vigencia
El presente Reglamento rige a partir de su publicación y permanecerá vigente durante todo el desarrollo del Bachata Social Congress, así como para los efectos posteriores que se deriven del mismo.
Manifestación final de aceptación
Con la adquisición de cualquier pase, el asistente declara haber leído, comprendido y aceptado en su integridad el presente Reglamento Oficial, obligándose a cumplirlo durante toda su participación en el evento.
Dado en Bogotá D.C., República de Colombia.
ORIGINAL STEP S.A.S.
Organizador — Bachata Social Congress®
Versión 1.0